知らず知らずのうちにたまっている書類や手紙などの「紙類」。知的家事プロデューサー・本間さんは簡単にデジタル化できるアプリ「Evernote(エバーノート)」で管理しているそう。紙が減ってすっきりするのはもちろん、それだけじゃなく便利に使えるということなので、しっかり取材してきました。
気がつくとたまっていて「管理しにくいもの」としてよく声が上がるのが、プリント、手紙、説明書、雑誌の切り抜きなどの紙類。「きちんと保管しようとすると情報別にファイルを分け、置くスペースも必要になります。逆に適当に置きっぱなしだと、探し出すのに時間がかかってしまいこれも大変。私も以前は紙類の整理が苦手でしたが、『エバーノート』という情報管理アプリを使うようになってから、すっかり解決しました」(知的家事プロデューサー本間朝子さん・以下同)。「エバーノート」とは、写真・画像・テキスト・音声などさまざまなデータをクラウド上(エバーノート社サーバー)に保存できるサービス。例えるなら「WEB版のスクラップブック」なんです。
紙が減ってすっきりするだけじゃない！
「エバーノート」３個のメリット
- 取り込んだ情報がスムーズに検索できる～クラウド上に保存するので、パソコンはもちろんスマホやタブレットからも同じ情報が見られます。カテゴリー分けや検索も簡単にできるため時短にもつながります。
- 画像やテキストなど、いろいろな形式で保存できる～動画や音声など保存可能な形式はさまざま。写真にはメモを添えることもできるので見返すときに便利。
- 出先でもどこでも情報にアクセスできる～データはクラウド上に保存されているので、ネット環境さえあれば、時間や場所を問わず中身を確認することが可能。
とは言っても、具体的にはどう使えば便利なのかなかなか想像できませんよね。エバーノート歴8年という本間さんに、機能と使い方を教えていただきました。
便利機能①
写真のアルバムにひと言沿えるように
画像にコメントをつける
気持ちのこもった「手紙」や子供が描いた絵や工作は、そのときどきの思い出が詰まっていてなかなか捨てられないもの。しかしこれらを全部保管しようとするとかなりのスペースが取られます。「残しておきたいのは“モノ”より“思い出”のほう。クローゼットの奥でほこりにかぶった思い出を見返すことは少ないと思いますが、画像でエバーノートに保存しておけば、いつでもすぐに見返すことができて家族や友人との話も盛り上がります」。アルバムへ写真を貼るときにひと言メモをつけるように、エバーノートで撮影すれば画像に一言添えられます。お子さんが２人以上いるご家庭は、名前のタグを作って整理しておくと管理しやすいそうです。
便利機能②
学校から届いたプリントや案内を
画像にしておけば、探したいときに
その画像の中の文字からも検索できる
年度替わりの春は、学校から大切なプリントが山のようにやってきます。子供が多ければ多いほど、机も頭もぐちゃぐちゃに。学校の重要なお知らせは、エバーノートで撮影すればきっちり真上から撮らなくても自動で補正してくれるため、スキャナーで読み込んだように、きれいに記録できます。そして画像やPDFに含まれた文字情報もなんと検索対象なので、「保護者会は何時から？」と思ったら“保護者会”で検索すれば、即必要なプリントを発見することができるんです。また情報の共有も簡単にできるので便利。「家族やママ友など特定の人のみで設定することも、公開リンクを知っている人なら誰でも閲覧できる、広い範囲での情報共有まで自在にすることができますよ」
便利機能③
家電にQRコードを貼っておけば
取扱説明書がすぐに呼び出せる
家電を購入するたびに増えていく取扱説明書。緊急事態だから早く見たいのに、どこにしまったのか探し出せずイライラしてしまうことってありますよね⁉ 「多くのメーカーで取扱説明書はWeb上にアップされています。でも、家電の型が古くなるとサイトからいつのまにか削除されてしまうことも。そこで私は、家電購入後すぐに取扱説明書をダウンロードしエバーノートに保存。それからQRコードに変換→印刷→家電に貼るという手順を踏んで備えています」。スマホをＱＲコードにかざすだけで取扱説明書が見られるので、緊急事態でも落ち着いて対応できます。
便利機能④
防災食品の賞味期限管理は
「リマインダー」機能を使うと便利
普段から少し多めに食材を買い、使用した分を買い足して常に一定量を備蓄する「ローリングストック」で保存しているものはよいのですが、そうではない缶詰や水などはうっかりしていると賞味期限を過ぎて廃棄なんてことになりかねません。ここで活躍するのが、リマインダー機能です。「エバーノートが優れている点は、画像やテキスト、ファイルのリマインダー機能で日時を設定できることです。『さばの缶詰○月○日』と言葉だけだとどの缶詰かを思い出すのが困難ですが、画像があれば瞬時に思い出せます。私は消費することを考えて、実際の賞味期限より少し早めの日付を設定しています」
便利機能⑤
繰り返し使える自分専用の
チェックリストが簡単に作れる
本間さんのように来客準備、旅行準備、年末年始準備リストなど自分用のリストをまとめて保存しておけば、都度考えながらリストを作成するよりかなりの時短につながります。「例えば来客準備リストなら、トイレ掃除・洗面台掃除・お茶の準備など終わったらチェックを入れられるため、準備にミスがなくなります。またリストに入れたチェックは、紙と違ってすぐに外すことができるので次に使うときも便利ですし、チェック項目を増やしたり減らしたりするのも簡単です」
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いつも手元にあるスマホを上手に使うことができたら、大幅な時短がかないそうですね。まずは毎日使う情報や、今冷蔵庫に貼ってある学校のプリントから、どんどんエバーノートに保存してみてはいかがでしょう？ 新年度には情報管理に慌てることなくいいスタートが切れるかもしれませんよ。
（撮影／石田純子）
◆本間朝子さん著書
『ゼロ家事』(大和書房)
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取材したのはこちら
不動産会社の企画営業、フードプランニング会社のチーフディレクターを経て独立。仕事と家事の両立に苦労した経験から、無駄な時間と労力を省く「知的家事」を考案。「時間がない」「家事が大変」と嘆く多くの主婦の悩みを解決し、家事家電や住設備のAI化にもいち早く対応。テクノロジーを生活に融合させ、より豊かな暮らしを提供している。Amebaブログ
